Хочешь вовлечь команду в принятие решений и генерацию идей ?! Учись фасилитировать! ;-) Soft skills for Agile Project Management

Важной особенностью управления проектами по Agile является вовлечение команды в генерацию идей и принятие решений. Благодаря такому подходу используются «мозги» всей команды, повышается уровень ответственности и  мотивация к работе каждого участника.

Но как же вовлечь всю команду? Какой волшебный пряник использовать?

фасилитация_2

Давайте рассмотрим пример управления проектами по Scrum.

Ваша команда может отлично выучить все роли, процессы, типы мероприятий, графики выгорания и прочие составляющие фреймворка Scrum. При этом, как только в дело вступает вопрос коммуникаций, необходимость выработать идеи или просто договориться с командой – в артиллерии участников проекта возникает необходимость развития так званых soft skills («гибких навыков»): умение слушать и убеждать, лидерство, мотивация, эмоциональный интеллект, фасилитация, и другие.

Одним из важных навыков, который должен быть проявлен в Agile-команде, является умение фасилитировать.

Фасилитация – это оказание помощи группе в выполнении какой-либо задачи, в решении проблемы или в достижении согласия участников обсуждения.

Это, незаменимый инструмент, если Вы хотите вовлечь команду в анализ препятствий/проблем, и выработку командных решений, например, по улучшению рабочих процессов или взаимодействию команды.

Чем отличается фасилитация от обычного управления совещаниями? Давайте сравним ключевые моменты.

Критерий Управление совещаниями Фасилитация
Координация

Руководителем совещания, как правило, является лицо, принимающее решение.

Есть повестка, план встречи и обязательные участники.

Нет руководителя, есть фасилитатор (модератор), роль которого может исполнять любой участник команды, владеющий навыком.

Фасилитатором может быть внешний человек, не владеющий техническими знаниями по проекту, но который умеет управлять процессом фасилитации и приводит команду к необходимому результату.

Цели
  • обсуждение статусов,
  • презентация предложений,
  • голосование по вопросу,
  • другие
  • Анализ текущей реальности, поиск «проблем» и вариантов их решения
  • Выработка идей по совершенствованию процесса/увеличению продуктивности
  • Анализ предложений и выработка коллективных решений
  • Другие цели, где требуется вовлечение каждого участника в обсуждение и где важно, чтоб принятые решения были поддержаны большинством команды
Этапы Структура совещания предполагает:

  • озвучивание новостей, планов
  • контроль выполнения задач
  • назначение новых задач и ответственных
  • вопросы участникам по типу: «какие будут предложения?»
Основные этапы:

  1. Открытие: цели, правила, ожидаемый результат.
  2. Основная задача встречи. На этом этапе фасилитатор использует различные инструменты и методы, которые в той или иной ситуации приведут к желаемому результату.  Например, сфокусированное обсуждение, индивидуальная работа, групповая работа, «карусель», голосование, выработка соглашений, и др.
  3. Закрытие встречи: обзор соглашений, определение следующих шагов, оценка встречи.
Отношения Формализированное мероприятие, на котором:

  • 25% участников что-то докладывают
  • 15% внимательно слушают
  • 50% изучают обновления на фейсбуке
  • 10% планируют отпуск
Неформальное мероприятие, в котором:

  • Вовлекается каждый участник, отслеживается как групповая, так и индивидуальная динамика
  • Включает разные активности, которые динамично меняются, участники перемещаются, получают задачи, брейнстормят, презентуют, рисуют, поэтому не успевают уснуть
  • Много визуализации, благодаря чему информацию легко группировать, приоритезировать и запоминать
Подготовка Руководитель и докладчики тщательно готовятся до встречи. До мероприятия готовится тщательно только фасилитатор, вся команда работает в процессе «здесь и сейчас», и после – для выполнения обязательств, взятых на себя каждым участником во время фасилитации.
Результат С чем уходят участники:

  • С запросом «вышлите, пожалуйста протокол встречи и презентации»
  • Частичными записями
  • С обязательствами, которыми наградили некоторых участников
  • Открытыми вопросами или скрытыми запросами/жалобами
С чем уходят участники:

  • Хорошим настроением
  • Кучей фотографий «идей в процессе»
  • Обязательствами, с конкретными действиями, взятыми на себя каждым из участников,которые решают поставленную вначале проблему (задачу)

Легко ли быть фасилитатором?

Если Вы:

  • Умеете слушать – понимаете слова на разных уровнях (содержание, эмоции, подтекст, намерение), как отдельных участников, так и группу вцелом;
  • Умеете подводить итоги и объяснять — обобщать и резюмировать на основании индивидуальных комментариев;
  • Умеете развивать/направлять группу, используя линейку методов фасилитатора;
  • Умеете управлять процессом – активизировать обсуждение, где необходимо, или, наоборот, сворачивать неконструктивное обсуждение и направлять в нужное русло;
  • Умеете вовремя вмешаться или уладить конфликт, поощрять разные точки зрения, при этом гасить эмоционально насыщенные конфликты, когда переходят на личности;
  • Умеете записывать и отражать информацию графически
  • Умеете сдерживаться и держать свое мнение при себе и ждать, пока группа осознает сама. Или же, принять решение, к которому пришла группа, даже, если оно не соответствует Вашему (особенно, ели вы Руководитель и эксперт!)

Если Вы владеете всеми выше перечисленными навыками – тогда да, Вам будет достаточно легко научиться фасилитации.

Если нет – то необходимо начать «слона есть по кусочку», познакомиться с методиками фасилитации и пробовать, запрашивать обратную связь участников и практиковать дальше, улучшая навык с каждым разом.

Важно! Фасилитация не имеет ничего общего с манипуляцией. Манипулятор приводит группу к заранее заготовленному решению. Фасилитатор – к тому решению, которое будет выработано в процессе всей группой и принято большинством.

Все гениальное – просто. Но за каждой гениальной работой лежит тщательная работа. В случае фасилитации – 70% успеха мероприятия заключается в  подготовке.

Фасилитатор должен продумать все этапы, от озвучивания группе «зачем это надо», подготовки правил и инструкций по каждому упражнению, которое будет использовать, до обеспечения «правильной» аудитории, столов, маркеров и цветной бумаги.

Если Вы хотите развить навык фасилитатора – безусловно, полезно пойти на соответсвующий тренинг.

При этом, очень рекомендую книги, авторы которых просто и доступно раскрыли данную тему:

  1. Ди Келси. Пэм Пламб «Блестящие совещания. Правила эффективной групповой работы
  2. С.Кейнер, Л.Линд, К.Толди, С.Фиск, Д.Бергер «Руководство фасилитатора. Как привести группу к принятию совместного решения»

И напоследок…

Можно бесконечно мотивировать команду призывами или угрозами..

Можно пытаться найти «правильных» сотрудников, которые будут инициативными…

Можно предлагать уникальные условия, «только у нас»..

Но если Вы действительно хотите совершенствовать процесс, уменьшая потери и повышая эффективность, – важно вовлекать в процесс всю команду и раскрывать таланты и идеи каждого. Команда – это сила! А фасилитация – один из хороших инструментов развития этой силы.

Автор: Татьяна Нидзельская. Бизнес-тренер, консультант

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

четыре × 2 =